周年記念イベント、社員総会、懇親会、運動会etc… 「会場選び」はなる早で!会場選定の前に決めておきたい4つのこと!

周年記念イベントや社員総会、懇親会、社内運動会。企業が企画する大きなイベントは、実に多種多様です。それぞれのイベントの内容や実施規模、参加者の層に合わせたアクセスなどを考慮し、必要な規模や設備を満たした会場を設定しなければなりません。

集客やスポンサー企業への呼びかけといった実際の運営も、会場が決まった段階で動き始めることが可能となります。

この会場選びは、時期によってはとても難航する可能性があります。そのため早めに動き始めて良い会場を押さえておくことが何よりも肝心です。

そこで今回は、より効率的にすばやく目的に合った会場選びを可能とするために、まず決めておくべきことを4つにまとめました。

 

決めておきたい項目1 参加人数は?

会場の手配でもっとも重要となるのが、収容人数です。イベントの内容によって、数十人規模の会場で良いものもあれば何千人規模の会場が必要なものもあるでしょう。

当然大きな会場になるほど費用もかさみますし、数も少ない傾向にあるので、手配が難しくなります。大きな会場であれば人数が多少減っても席の配置などである程度対応が可能です。しかし、小さな会場に無理やり収容規模を超える人数を詰め込むことはできません。

まずはイベントを実施した場合に、招待状を出す相手や自社の参加スタッフをすべてピックアップしましょう。それらがすべて参加した場合の人数をもとに会場を探します。例年実施しているイベントであれば、それまでの参加率の蓄積データを計算に入れても良いでしょう。あくまでも余裕を持った会場設定にするよう心がけてください。

 

決めておきたい項目2 実施する場所は?

会場の場所によって、アクセスの時間や移動にかかる経費が大きく変わってきます。イベントの種類によっては、会場へのアクセスが参加人数を大幅に左右する可能性もあるでしょう。

準備を効率化することを優先すれば、自社に近い場所が候補に挙がります。しかし、参加者の負担を減らし、イベントそのものに対するイメージアップを図るためには、より利便性が高くアクセスのよい街中の会場がおすすめです。

社内運動会などの普段と違う気分を楽しむイベントであれば、あえて郊外の会場を選んでも良いかもしれません。アクセスの面でも、イベントの趣旨に沿った会場を選ぶことが必要です。

アクセスの良い会場ほど人気が高いので、会場費が高くなったりスケジュールが空いていなかったりといったことも考えられます。それらを考慮し、いくつかの候補をピックアップしておきましょう。

 

決めておきたい項目3 会場を押さえておくべき日時は?

会場を押さえる場合、まずはイベントを実施する日時がはっきりと決まっていなければなりません。

年末年始などのイベントが多い季節になると、空いている会場がなかなか見つからないこともよくあります。日程がまだはっきりとしていない段階であれば、いくつかの候補を会場に打診し、空いている日や安く借りられる日を向こうから伝えてもらうという方法もあるでしょう。

注意すべきポイントは、「会場を押さえておく日時」と「イベントの開催日時」はイコールではないということです。イベントを成功させるためには、入念なリハーサルや打ち合わせが必要です。撤収にもある程度時間がかかるので、イベントが終わってすぐに会場を返すこともできません。

搬入や撤収にかかる時間は、イベントの内容や規模によって大きく変わってきます。それらをアウトソーシングする場合は、イベント企画会社に会場手配が必要となる日程も確認しておきましょう。自社ですべての準備や撤収を行う場合は、かなり余裕を持った時間設定をしておくようお勧めします。

 

決めておきたい項目4 施設料金はいくらまで?

会場を決めるうえでとても重要となる要素が、施設料金として支払える金額です。

イベント全体にかかる費用の中でも、会場費はかなりのウエイトを占める部分です。しかも、一度会場を予約すると、通常はキャンセル料金を支払わなければ日程を変更できません。会場費をHP上に明記している会場とそうでない会場があるので、注意してください。

会場によってはフレキシブルな仕切りを設け、区分貸しによって規模にフィットした会場手配ができるところもあります。見積もりを取る場合は、実施するイベントの内容と規模をしっかりと相手に伝えたうえで見積書を提出してもらいましょう。

音響やスクリーンといった設備全般が、オプション料金の対象となっている会場もあります。それらの費用を正確に把握するために、オプション料金の有無や使用する可能性のある設備などを確認してください。

 

直前で大慌て!とならないために

イベントにおいて、会場の手配はとても重要な要素です。社内運動会を実施するために押さえていた会場が、開催目前になって雨天の予報が出たため使用できなくなったという例もありました。

その企業様では急遽屋内会場を探しましたが見つからず、全員に雨がっぱを支給して運動会を強行。国内の複数の拠点から全社員が集まるということで、移動や宿泊先の変更も間に合わず、実施せざるを得なかったためです。

このように、せっかく押さえた会場も天候といったコントロールできない要素によって使えなくなるという可能性は考えられます。可能性のあるトラブルとその対策を考えておき、ぴったりの会場でイベントを成功させましょう。

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