周年記念イベント、主催企業がやるべきこととアウトソーシングすべきこと

周年記念イベントは企業の顔としての役割も果たす大切なイベントです。そのため、できるだけ社内のスタッフだけで企画や運営、手配といった準備をすべて済ませようとする企業様も少なくありません。

しかし、一定以上の規模のイベントを企画する際は、主催企業が自社内ですませるべきこととそうでないことが出てきます。アウトソーシングすべきことはイベントのプロに任せ、主催企業がやるべきことに集中することで、よりクオリティの高い周年記念イベントを開催しましょう。

 

主催企業がやるべきこととは?

周年記念イベントにおいてもっとも重要なことは、開催の目的や期待する成果を設定することです。それらを経営陣にプレゼンテーションし、社内の方向性を開催に向けて固めていくことは社内スタッフでなければできません。

それらの目的や成果に見合った全体の予算設定と管理も必要です。予算との兼ね合いが重要となる集客チャネルの選定も、自社で行った方が良いでしょう。

イベント時には部署を横断した企画・実施委員会などを立ち上げる企業様も多くみられます。それらの実施委員会の果たす役割の設定や、プログラムに登場する関係者への依頼、スケジュール調整なども内部スタッフの役割になります。

スポンサー企業への出店の打診なども、顧客企業への営業機会となりうるため、できれば内部スタッフで行った方が良いでしょう。イベント後の来場者へのフォローなども、同様に今後の実績につながる営業チャンスが潜んでいます。そのため、できる限り内部スタッフがこなしましょう。

 

アウトソーシングすべきこと

一方で周年記念イベントの中でも、アウトソーシングが可能な内容はできる限り専門の業者に依頼しましょう。あまりにイベント準備のすべてを社内で行おうとすると、担当者の日常業務に差し支え、無理が生じます。

アウトソーシングにした方が良い内容には、次のようなものがあります。

  • 周年記念イベント全体を通したプログラムの提案
  • イベントを盛り上げるためのコンテンツ企画(プロモーション映像など)
  • コンセプトに沿ったデザインの企画・デザイナーとの調整
  • 外部登壇者との事務的調整
  • 招待状の作成
  • 招待状の返送対応・問い合わせ対応
  • 出展企業との事務調整やスポンサー費用の請求処理
  • 会場手配
  • 集客活動
  • その他外部業者との連絡対応、スケジュール調整
  • 当日に向けた準備一式

これらの業務は、基本的にその後の営業につながるものではありません。事務的な調整作業が中心となるので、慣れた人間が行うことでより業務を圧縮化・効率化できます。そのため、イベント企画を専門に行う業者に丸ごとアウトソーシングしても差し支えない業務といえるでしょう。

 

アウトソースを使うメリット

アウトソースを使う一番のメリットは、やはり自社スタッフの負担を減らせるという点です。

普段の業務を別に持っている担当者が周年記念イベントを一手に担うと、通常業務に差し支えてしまいがちです。イベント企画の専門業者というアウトソースを活用すれば、こまごました事務的調整など、成果をそれほど左右しないのに時間がかかる作業の負担を取り除くことができるので、担当者に過度な負担がかかりません。

また、イベント企画の専門業者は会場の規模や設備、プログラムの組み方、問い合わせ対応のマニュアルなど、イベント運営にかかわるあらゆるノウハウを蓄積しています。それらのデータを活用すれば、より趣旨に合った会場の選定や効果的なプログラムの組み方が可能になります。つまり、アウトソースを使うことでイベントの質をさらに向上させることができるのです。

また、委託可能な業務をアウトソーシングすることで、より中核的な業務に集中できるという効果も期待できます。

細かな仕事に追われて内部の部署を横断した調整や、営業機会につながる顧客、スポンサー企業のフォローといった業務がおろそかになると、周年記念イベントを開く意味がありません。アウトソーシングを活用すれば、これら内部スタッフでなければ行えない業務の質を向上させるという効果にもつながります。

 

効率よく効果の高い周年記念イベントを

「自社にとって大切なイベントだから」といって、なんでも内政化すれば良いわけではありません。周年記念イベントをより効果的なものにしたいのなら、主催企業がやるべきこととアウトソーシングすべきことをまず明確に分けて考えましょう。

アウトソーシングを活用して主催企業しかできないことに力を入れれば、おのずとイベント全体の質の向上が図れます。

当社はイベント企画の経験が豊富で、会場などのデータ蓄積とノウハウを生かしてより効果的な周年記念イベントをご提案できます。効率と効果を両立した周年記念イベントを開きたいなら、ぜひバウンスクリエイティブにご相談ください。

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